SharePoint Onlineから作成出来るクラウドフローについて①

SharePoint Onlineから作成出来るクラウドフローについて Microsoft 365 ( Office 365 )

Power Automateのクラウドフローを利用することで、SharePoint Onlineのリストやライブラリの操作の自動化を実現することが可能です。
その中でも、SharePoint Onlineのメニューからフローのテンプレートを選択することでより簡単に自動化が実現できるため、SharePoint Onlineのメニューから選択できるテンプレートについてまとめてみようと思います。
※以下、「SharePoint Online」を「SharePoint」と記載します。

SharePointに関連するテンプレート

リスト/ライブラリの[統合]-[Power Automate]-[フローの作成]をクリックすると、SharePointに関連するテンプレートを選択して、クラウドフローを作成することができます。
※ 「投稿」権限以上の権限が必要です。

いくつかのテンプレートが表示されます。もっと見る場合は、[詳細の表示]をクリックするとさらにテンプレートが表示されます。

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「フローの作成」画面に表示されているテンプレートの中から、利用したいテンプレートをクリックします。

上記の画面が表示されます。[フローの作成]をクリックすると、クラウドフローが作成されます。

[編集]をクリックするといくつかのアクションを利用して、特に修正しなくてもそのまま利用可能なことが確認できます。

リスト/ライブラリのコンテンツの承認の要求を自動化するフロー

リスト/ライブラリでアイテムを選択した状態から[自動化]-[承認の要求]をクリックすることでコンテンツの要求の機能の承認依頼を自動化することが可能です。
※「投稿」権限以上の権限が必要です。

「フローの作成」画面が表示されます。[フローの作成]をクリックすると「承認を要求する」というフローが作成されます。
※余白がなさすぎて説明文が見切れ気味になっていますので、早く直していただけるようフィードバックしていきたいと思います。(以前はこんなにぎっちりではなかったのですが💦)

すぐに「フローの」実行が可能です。「Applover」と「Message」を入力して、[フローの実行]をクリックすると「Applover」に指定したユーザーに承認依頼メールが送信されます。
(と記載したところで、メールが送信されませんでしたので、動作確認ができましたら、記事を追加したいと思います。)

一度、フローが作成されると、リスト/ライブラリでアイテムを選択した状態から[自動化]-[承認の要求]をクリックするとすぐにフローの実行を行うことが可能です。

この「承認を要求する」フローは、マイフローに表示されないことに注意が必要です。
保存はされており、Power Platform管理センターから作成されていることを確認できます。
このフローの機能や詳細については、SharePointのコンテンツの承認の機能と絡むため、別の記事で記載したいと思います。
(上部の文字が見切れている点についてもフィードバックしていきたいと思います。。。)

リスト/ライブラリにアラーム設定するフロー

リスト/ライブラリに「日付と時刻」列がある場合、[自動化]-[アラームを設定]-[<日付と時刻列名>]をクリックすることが可能です。
※とくに権限の制限はないようで「閲覧」権限のユーザーもメニューが表示されました。

「アラームの設定」画面で[続行]をクリックすると、フローの設定を表示されます。

「アラームの設定」画面で、[フロー名]と[何日も前にあらかじめこれを通知する]を必要に応じて、変更します。
日本語がおかしいですが、日付と時刻列に設定されている日付の何日前に通知をするかという設定になります。

マイ フローに「アラームの設定」画面で設定した名前のフローが作成されます。デフォルトでは「メール アラームを取得する」というフローです。
フローの編集画面をみると毎日15:00に実行されて、期限がきたら通知が送られるというフローのようです。

マイ フローに作成されるため、同じリスト/ライブラリに一度フローを作成したあとに、再度、[自動化]-[アラームを設定]-[<日付と時刻列名>]をクリックするとフローを作成するので、同じフローが量産されないように注意が必要です。

さいごに

このようにSharePointからフローを簡単に作成することが可能です。ほかにもこのようなフローが作成できるものがありますので、「SharePoint Onlineから作成出来るクラウドフローについて②」で記事を書きたいと思います。
また、現時点でうまく動作しない点があるようですので、そちらについては、確認できしだい追記したいと思います。

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